FOSS4G Kansai manual

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全般にわたること

ミーティング


ドキュメント化

  • Googleドライブで必要なファイルは共有しながら作業。


連絡手段

  • slack(招待制)
    • 運営委員会MLで連絡すると、FOSS4Gを開催するためだけに入ってもらっている外部の人に連絡が取れない。そのために2015年から使い始めた。
      • これまでは年度ごとに作っていたが、過去を参照できるようにこれからはFOSS4G KANSAIでチームを作りそこで議論したほうが良いのではないか。
    • 意外と見ていない人が多い。
      • スマートフォンアプリで通知が来るようにしておく等、セッティングをきちんとしてもらう。
      • 結局SNSのメッセージング機能とかを使って個別に連絡をしたりした。Facebookメッセンジャーが一番つながったりした。良くない。


役割分担

  • いつも役割を決めて分担しようとするがうまくいかない。
  • 2016年は大きく分けるとこんな感じ。ベストだったとはとても思わない。
    • 会場担当(西村)
    • 海外ゲスト担当(西村)
    • ロジスティック担当(懇親会や必要物品の買い出し等。清野)
    • ハンズオン担当(当日は中川)
    • 広報(Webサイト更新、SNSでの告知や申し込みフォームの作成。清野)
    • コンテンツ作成(カット等を作る。林)
  • 結局特定の人に負担がかかる。
  • 多くの人を巻き込み、今後も続けていくために知識・技術を継承していくためにはある程度分業体制を作る必要があるか。世代交代が進まない。



広報

  • 学会関係に告知して、ニュースにしてもらう。
    • 実際に検討できる学会
      • 地理学評論(日本地理学会)9月号の会告にニュースが沢山載ってる。7月ぐらいが締め切りか
    • 大学の地理学教室にポスターを送る
      • A3・A4くらいのサイズでもいい。チラシ扱い。
    • 北海道地図にポスタースポンサーとして廉価に大量印刷を発注する?
  • 大学の先生にリーチして、学生に周知してもらう。
  • FOSS4Gが終わった後も広報は重要。
    • コアデイ終了後にMLで速報的にポスター賞の発表。
    • ハンズオン終了後にosgeo.jpでも正式にポスター賞の発表。
    • 全日程終了後に参加者数の報告と、スポンサー等に対する謝辞を含めて終了報告。東京がこの後控えていること、12月にはOFF4Gも開かれることを告知。


日程

  • 3ヶ月前にポスターをFIXして告知を始め、その日を空けておいてもらう必要。
    • 2016年は7月末をめどに完成させ、8月2日に第一報を打った。
      • この時点ではいつがコアデイで、いつがハンズオンデイで、それぞれどこでやるかだけ。
    • 9月1日にイベントページが完成し告知。発表申し込み、懇親会申し込み、スポンサー募集開始。
    • 9月29日にハンズオン、前日エクスカーションの申し込みを開始。この時点で発表申し込みを一旦締め切り。プログラムを確定させて公開する必要があるため。
    • 10月11日に発表申し込みの二次募集受付。10月17日まで。
    • 10月18日にポスター発表のみ追加募集。10月24日まで。



メディア

  • 第一にosgeo.jpに掲載する。各種SNSからはそこへリンク。
    • ニュースとして書くか、イベントの固定ページとして書くかは難しいが、お知らせ的な内容はニュース(各種締め切りの告知など)、確定情報についてはイベントの固定ページに書くべき。
  • osgeo.jpに掲載したら次の順番としてはdiscussML→SNSという感じか。


開催時期

  • 他のイベントの絡みで開催時期が決まることが多い。東京との関係も。招聘元の大学や研究機関・研究者の助成金イベントなどと関係する。
    • 2016年
      • NARA.KANSAIが10/29(土)エクスカーション、10/30(日)コアデイ、10/31(月)ハンズオンデイ
    • 2015年
      • Osakaが11/21(土)コアデイ、11/22(日)ハンズオンデイ


日数

  • 最近は
    • 東京はコアデイが2日間(ビジネスデイとコミュニティデイ)、ハンズオンデイが1日。
    • 関西はコアデイ1日、ハンズオンデイ1日
      • ハンズオンデイが平日か休日かで内容が大きく変わる。

共催・後援について

  • 主催はOSGeo財団日本支部
  • 共催
    • 東京は東京大学空間情報科学研究センター(CSIS)が会場提供(駒場第2キャンパス生産技術研究所を借りることが多い)の関係から
    • 関西は大阪市立大学創造都市研究科(GSCC)が海外ゲスト招聘の関係から
  • 後援
    • 2016年の関西
      • 会場提供などの関係から奈良女子大学
      • 一般社団法人 地理情報システム学会


スポンサー

  • 2016年から用途を限って募った。
    • 他に、懇親会などでドリンクだけとか、料理だけとかありえると思います。
  • 頂いた場合は精一杯のPRをすること。
  • お金はできるだけきっかり使い切ること。

実績

  • 2016年実績
    • ランチスポンサー:ロケージング (上田さんの会社)
    • カフェスポンサー:NPO法人GIS総合研究所 (谷口さんが理事長)

2017反省

  • スポンサー集め
    • スポンサーの掲示を各種メディア(Webページ、フライヤー、ポスター等)にきちんと行う。
      • そのための時間を逆算して募集しないといけない。
    • スポンサーになったときの権利をきちんと示す。
      • 発表枠がもらえるとか、展示スペースを貰えるとか、Webページやポスターにどのくらいの大きさのロゴが入れられるか、とか。

Tシャツ

  • 2016年
  • 最終的には東京とあわせて一枚の表を作っていた。
  • スタッフ分を早めに確定すること。
  • 一般販売分は大体の分量を予想して請求する。
    • 東京のほうが後の場合は、関西の売れ残りは東京で売ってもらえる。逆になると、関西で売り切らなければいけなくなる。
    • それでも余るようならばOSCなどで物販が可能な時に売る。
    • 販売チャネルが増えると嬉しいかも。不良債権化しやすいので。
  • 意外と大きいサイズのほうが人気がある。
    • 試着が出来ないと大きめを買う傾向にあるのか。
  • 小柄な女性や自分の子どもに買っていく人のためにキッズサイズも作っている。


  • 2015年
    • イノベーションハブだと物販禁止。
    • Tシャツ作成についてはこちらの業者を利用?


コアデイ

会場について

  • お金がかかるところだと費用の捻出をどうするか。
  • たいていお金のほとんどかからないところ、つまりは大学を借りることが多い。
    • 大阪イノベーションハブはPRをすることで無料にできた。

開催実績

  • 2016年:奈良女子大学
  • 2015年:大阪イノベーションハブ
  • 2014年:大阪市立大学学情センター
  • 2013年:大阪イノベーションハブ
  • 2012年:大学コンソーシアム大阪
  • 2011年:K-OFと同会場、ATC
  • 2010年:K-OFと同会場、ATC
  • 2009年:K-OFと同会場、ATC
  • 2008年:K-OFと同会場、ATC



キャパシティ

  • 例年の参加人数
    • 2016年実績:63名
    • 2015年:58名
    • 2014年:90名
    • 2013年:70名


必要設備

  • プロジェクター2台
    • 1台はメインスクリーン
    • もう1台はめくり
      • 2016年はメインは電子黒板。サブ(めくり)がプロジェクターを使った


めくり

  • 2010年からhttps://drive.google.com/open?id=1yfATbSdpH36IJS-H2F91uVGoKPoaoSvNmx-kywwmBAk

これを使いまわしている。

  • プログラムが確定した時点で作れるが、いつもギリギリに作っている。
  • 当日も急遽告知したいことなどがあるので、編集できるマシンでやったほうが良い。
  • めくり係として一人張り付いていると助かる。


カフェ

  • 2016年に初めての試み。
  • スポンサーがついたので実施した。
  • 10,000万円を頂いたので、それで買えるコップや飲み物、お菓子などを購入。
  • スターバックスなどのポットサービスなども検討したが、10,000円だと参加者が1人1杯飲めるか飲めないか、くらいの量しか確保できないことが判明したので、早い段階でボツ案となった。
    • コーヒーはレギュラーコーヒーをコーヒーメーカーで提供することも考がえたが、スタッフの数が限られている中で、ポットのお湯の管理に集中する必要があったため、手間がかかりすぎることから断念。ゴミの問題もある。
      • 結果的にはコーヒーはインスタントだが、各種取り揃えた。ココアなども。
      • スティックシュガーやコーヒークリーム
    • 紅茶はティーバッグで普通のもの、フレーバーティー、ハーブティーなど。
      • レモン
    • 緑茶もティーバッグでたくさん用意。
  • 全体としては120から130杯分くらい用意したかも。一人何杯も飲むことを考えて。
    • 消費量は休憩時間の回数や長さによるかも。
    • 今回はランチもこちらで提供し、その間にポスターセッションがあったため、お茶を飲む量が多かった。
  • ポットのお湯を切らさないようにするのが結構大変。
    • 切れてしまった場合は一時的にペットボトル飲料で凌ぐ。
  • 電気ポットで沸かすが、プレーカーが落ちないように気をつける必要。
  • 紙コップに耐熱のものを選んだのだが、単価が結構高く、使い捨てにされるとあっという間にコップが足りなくなりそうだったので、最初の時点で「使い捨てず、各自で自分の分を確保して使いまわしてほしい」とアナウンスした。
    • それでも結構な数が捨てられている。
    • ランチでも懇親会でも使うので大量に買った。
  • マドラーも結構なスピードで使い捨てられるので注意。


ランチ

  • 2016年に初の試み。
  • ポスターセッションがあるため、できるだけ会場内に人を留めたかった。
    • 昼休み時間をそれほど多く取れない場合、また会場近くに飲食店があまりない場合も考えたほうがいいかも。
    • 東京は以前から軽食の提供(コストコで大量に買ってきたパンとコーヒー紅茶ソフトドリンク)をしている。
    • 関西では2014年に大阪市立大学でやったときに大学近くの知り合いのインドカレー屋さんに出前販売をしてもらい、格安で提供してもらえた。それが大好評だった。
  • 今回はデリバリーのピザを注文
    • 野菜類はピザのサイドメニューのサラダなどを注文。
    • 想定人数は60人から70人くらい。50人分(Lサイズ10枚)40,000円を注文した。余るより少し足りないくらいのほうが良いかと。
    • 10,000円で飲み物とか皿。
      • カフェの買い出しの時に一緒に買い出す。
    • 前日までに注文。
  • 皿は意外と使う。
    • フォークはピザの注文の際に人数分持ってきてもらおうと思っていたが、実際は最低限しかもらい忘れた。割り箸を100膳くらい買ってあったのでなんとかなった。懇親会でも使うので。
  • 結構ゴミが出るので片付けのことも考えておく必要。
    • ゴミ袋は大量に購入しておくこと。机に固定するための養生テープもあるといい。


懇親会

懇親会の会場確保

  • コアデイの会場でそのままできるのか、あるいは別の会場に移動してやるのか。
    • 同一会場だと、入れ替えと準備の手間はあるものの、人がバラけないで済むので、参加者数は稼げる。
    • 移動を伴うと、その時点で参加者数が減る可能性。
      • ただし、懇親会から参加というのがしやすいかも。

懇親会の買い出しとメニュー

買い出し
  • 2016年はコアデイ会場でそのままおこない、ケータリング・寿司などは頼んだものの、飲み物などは自分たちで事前に買い込み、朝から大学の冷蔵庫で冷やしておいた。
    • 50人規模だったので、350mlの缶ビールなどを24缶のダンボールで5箱と、ペットボトルのお茶やソフトドリンクを2リットル6本くらいは用意した。実際はもう少し多かったかも。
  • 乾き物など、日持ちするつまみも大量に買い込んででおいた。
  • 東京でも東大生産研のホワイエでやるときはコストコなどで大量に買い込んできている。
  • 上記だけでは足りないかもと思ったので、懇親会の告知と申し込みの際に参加者の方にお土産のお酒やおつまみをお願いした。
  • コップなどはカフェメニュー
メニュー
  • ケータリング。寿司・オードブル。
    • あづまケータリング(http://www.azumazushi.co.jp/acs/cuisine/horsdoeuvre.html#setmenu)
      • ミニパーティーセット(10-15人前)23,000円x3=6,9000円(税別)74,520 円(税込)
      • 80,000円は料理分として確保
      • 注文は西村先生
    • 残り20,000円で飲み物、つまみ(買い出しは清野)
      • 缶ビール3ケース、チューハイ1ケース、ノンアルコール1ケース
      • 乾きもの




懇親会の受付

  • 例年Peatixで受付
  • 支払った人をどう区別するか
    • 2016年はスタンプを作って名札代わりの名刺に押した。

懇親会のLT

  • LTが恒例行事なので、懇親会会場もLTができるかどうかが重要な判断材料となる。
  • Peatixで申込時に、LTをやるかどうか聞く。ただし、当日も受付する。
  • 司会
    • 2016年は古川さんにお願いした
  • LTに関する機材などの用意について
    • 5分計ってきっちり終わらせる必要があるため、音を出せるものがあると良い。OSCなどでは銅鑼が有名だが、学会などで使う様な卓上のベル、あるいはスマートフォンアプリの「プレゼンタイマー」などを使うと良い。


コアデイ受付

  • 2016年は鹿の角(ダイソーで売ってる)を付けてみた。


表彰について

  • 2016年から開催
    • 技術賞(最優秀賞)
    • U-25賞
      • 25歳以下の中での最優秀なものを選定。学生を主体。将来性に期待。
  • 参加者全員に受付の際にタックシール(直径8mmくらいのカラーシール)を一人1枚配り、発表スペースのタイトルと氏名を書いた紙の下半分にシールを貼っていってもらう。
  • 最多得票者が技術賞、25歳以下の方の中で最多得票者がU-25賞。
    • もしうまくいかなかった場合は臨機応変に。


ハンズオンデイ

会場

  • 大阪市立大学梅田サテライトキャンパス (大阪市北区梅田1-2-2-600 大阪駅前第2ビル6階)

キャパシティ

  • 例年の参加人数
    • 2016年実績
      • QGISによる地域分析入門:6名
      • CARTO(カート)入門:7名
      • InaSAFE/QGISを使ってみよう:3名
      • デジタル地図ワークショップー紙地図からWebへー:3名


必要設備

  • 各部屋にwifiルータ
  • 電源タップ

ハンズオン本数

  • 2016年: 4本

部屋数

  • 2016年
    • 4部屋。夕方から夜にかけてのパラレル4本。
  • 2015年
    • 1部屋(パーティションで2つに区切り)、午前、午後1/2部の5本
    • 収支:-¥130,226 (内、会場費¥92,664)


料金

  • 2016年
    • 事前申し込み: 3000円
    • 当日申し込み: 4000円
    • 個人会員: 無料
    • 団体会員: 10名まで無料

アシスタントの要不要

講師謝礼

  • 誰が支払うのか、事前に要確認
    • 2016年は受付(中川)が当日集金した分から支払った

案内に必要な情報

講師紹介文

  • 講師が決まったら講師紹介文を依頼する。所属やこれまでの実績等。

必要なスキル

  • 初心者でも大丈夫なのか、どの程度の知識と経験、準備をしておく必要があるのか明記。


事前準備

  • 予め準備しておいてほしいことを記載。XXというソフトはバージョンYYを事前に動かせるようにインストールしておくこと、とか、OSGeoLiveを使うなら起動させられる状態を確認しておくこととか。
    • 当日に全員の準備をやり始めると開始までに1時間以上かかると思われる。インストールも含めてのハンズオンならアリだが、具体的な分析などを行おうと思っているなら予め支持しておいたほうが良い。

必要な機材

  • 無線でインターネットが使えるPCが必要かどうかetc...


何日前までに案内出すか

申込方法

  • 2016
    • Google フォーム
      • 必要項目
        • 氏名(必須項目)
        • 所属
        • 受講希望のセッション
        • 会員/非会員
        • 非会員の場合、当日入会を希望するかどうか


参加者管理

打ち上げ

  • ハンズオンデイを持って関西の全日程が終了となることが多い
  • 会場が大阪市立大学梅田サテライトキャンパスのことが多い
    • 結果的に梅田界隈で終了後に軽く打ち上げをすることが多い

海外ゲスト

依頼

発表

ハンズオン

滞在中の諸々

宿泊

一日あたりの実費

空港までの出迎え、見送り

エクスカーション

  • 海外ゲストがいる場合は歓迎会を兼ねている。
  • 海外ゲストのスケジュールによって決める
  • マッピングパーティーでもいいかも。
    • (2010年)サントリー山崎蒸溜所は評判良かった (Jeff McKenna、Paul Ramsey、Luiz Motta、Gérald Fenoy)
    • (2014年)箕面ハイキング with Geopaparazzi
    • 2016年は奈良公園周辺を見学した後に日本酒の酒蔵見学、ならまち散策→Welcomeパーティー


学生スタッフ

特典

手伝う範囲

実績校

  • 大阪市大
    • 主として留学生
      • 創造都市研究科ラガワン先生・米澤先生・吉田先生のところの学生
        • 理学研究科生物地球系専攻(環境地球学)の升本先生のところの学生は?
  • 奈良大学地理学教室
    • 藤本先生のところの学生
  • 奈良女子大学地理学教室
    • 西村先生のところの学生